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Importación:¿Qué es y cómo debe ser el formato de entrega de mercancías?

22 Enero, 2024
Importación:¿Qué es y cómo debe ser el formato de entrega de mercancías?

Fabricio, natural de Iquitos, una de las ciudades más fluviales del país, ha dedicado toda su vida a comercializar productos desde Lima hasta su ciudad natal. Aunque su negocio ha crecido con el tiempo, siente la necesidad de innovar para que siga creciendo y pueda ser tomado por las generaciones futuras. Hace unos días, viajó a Lima con la idea realizar una importación de carga aérea a Perú, desde China. En redes sociales, vio artículos de belleza y prendas de ropa interesantes y novedosas que no estaban disponibles en su región.

Por lo que, decidió embarcarse en este nuevo proyecto y se encontró con diversas agencias de mercancías que le ofrecían todo tipo de beneficios. Optó por una de estas empresas, confiado en el trato que le ofrecieron, regresando con la ilusión de que su negocio sería un éxito, volvió a su ciudad natal.

Sin embargo, con el transcurrir de las semanas, la realidad fue un completo dolor de cabeza. Hace unos días, Fabricio recibió su valiosa mercancía vía terrestre, ya que la empresa que contrató la envió por un carguero, argumentando que era parte del trato. Aunque estaba contento con la entrega, no prestó atención a cómo se transportó la mercancía y no recibió ningún documento de entrega que valorara su compra y entrega.

Luego de dos días, justo cuando se aproximaba la feria de su ciudad, se dio cuenta de que algunos artículos no estaban en buenas condiciones y pensó en devolverlos. Sin embargo, al ponerse en contacto con la empresa prestadora del servicio, le solicitaron el formato de entrega de la mercancía para acceder a su solicitud. Fabricio se dio cuenta de que no le entregaron dicho documento.

En este caso, nos planteamos la siguiente pregunta: ¿Cómo debe ser el formato de entrega de una importación?

En el complejo entramado del transporte de carga terrestre  y entrega de productos, los formatos de entrega de mercancía se destacan como herramientas fundamentales para asegurar una gestión eficiente y satisfactoria. Este proceso, centrado en el cliente, busca garantizar que los productos o servicios lleguen a su destino de acuerdo con las expectativas y deseos del consumidor. Además de ofrecer una prueba tangible de la entrega, estos formatos desempeñan un papel crucial en la construcción de una imagen positiva de la empresa ante sus clientes actuales y futuros consumidores.

¿Qué es un formato de entrega de mercancía de una importación?

Un formato de entrega de mercancía se define como un documento mercantil no obligatorio que expone claramente el momento y la forma en que se entregan productos o servicios a un cliente por parte de un proveedor, empresa o institución. Esta nota de entrega o albarán declara bajo total satisfacción el cumplimiento de los términos acordados con el prestador del servicio.

Diferenciación Clave:

No debe confundirse un formato de entrega de mercancía con otros documentos mercantiles como facturas, cuentas y recibos. Mientras que estos últimos son obligatorios y detallan aspectos financieros, la nota de entrega actúa como un justificativo para que el proveedor tenga constancia de que el envío ha sido recibido correctamente.

Tipos de Nota de Entrega de Mercancía:

Aunque no existe una clasificación estándar, podemos agrupar los formatos de entrega de mercancía en función de su valoración y el tipo de servicio o producto:

Notas de Entrega Valoradas:

Estos formatos no solo incluyen datos básicos, sino que también ofrecen detalles sobre el valor monetario de cada producto o servicio, proporcionando una visión completa de la transacción, incluyendo el monto total.

Ejemplo:

Supongamos que Fabricio recibió una nota de entrega valorada que detalla el valor de cada artículo importado y el monto total, proporcionando una visión completa de su transacción.

Notas de Entrega No Valoradas:

Este tipo de notas se centran en los datos esenciales para justificar la entrega, excluyendo los precios asociados a la mercancía. Son ideales para procesos donde la valoración financiera no es prioritaria.

Ejemplo:

Si Fabricio hubiera recibido una nota de entrega no valorada de la importación, habría obtenido los datos esenciales de la entrega sin detallar los aspectos financieros. Adicionalmente, las notas de entrega pueden clasificarse según el tipo de servicio o producto, abarcando desde productos y servicios hasta materiales, dinero o documentos.

¿Cómo Crear Formatos de Entrega de Mercancía en Excel?

La elaboración de estos formatos no requiere conocimientos especializados, y las empresas pueden encontrar plantillas fácilmente en internet. Excel es una opción popular para su creación, ofreciendo dos enfoques:

Usar una Plantilla Excel:

  1. Ubicar plantillas predeterminadas de Excel, como las de factura, y ajustar los datos de la empresa y clientes.
  2. Agregar secciones para las firmas del cliente y del equipo de entrega.

Ejemplo: Fabricio podría haber utilizado una plantilla de Excel para crear fácilmente su formato de entrega, ajustando los datos según sus necesidades.

Crear Desde Cero en Excel:

  1. Crear el documento y nombrar la hoja de cálculo.
  2. Combinar celdas para los apartados necesarios, incluyendo “Nota de Entrega” y número de nota.
  3. Agregar datos de la empresa y del cliente.
  4. Insertar una tabla para describir productos y/o servicios, con la opción de automatizar cálculos como el IVA.

Ejemplo: Si Fabricio hubiera optado por crear su formato desde cero en Excel, habría tenido el control total sobre la estructura del documento.

¿Cómo Hacer Formatos de Entrega de Mercancía en Word? Crear estos formatos en Word es más sencillo, y se pueden seguir los siguientes pasos:

Generar el Documento:

  1. Asignar un título al documento, como “Nota de Entrega” y “Número de Nota”.
  2. Incluir secciones para los datos de la empresa y del cliente.

Ejemplo: Fabricio podría haber generado un documento en Word con títulos claros y secciones organizadas para facilitar la comprensión.

Agregar Detalles:

  1. Redactar un apartado explicativo del propósito del documento.
  2. Insertar una tabla para describir productos y/o servicios, con opciones para precios unitarios y totales.

Ejemplo: Detalles claros y una estructura ordenada en Word podrían haber ayudado a Fabricio a presentar de manera efectiva la información sobre su mercancía.

Incluir Firmas y Observaciones:

  1. Agregar secciones para la firma del cliente y del equipo de transporte.
  2. Incluir una sección para observaciones.

Ejemplo: Un espacio para firmas y observaciones en Word habría permitido a Fabricio y al equipo de transporte dejar constancia de la recepción y condiciones de la mercancía.

Detalles de Contacto:

  1. Colocar en el pie de página los datos de contacto de la empresa.

Ejemplo: La inclusión de detalles de contacto en el pie de página en Word habría facilitado la comunicación en caso de dudas o problemas.

Ejemplo Práctico de Formato de Entrega de Mercancía:

Entrar en el negocio de la importación puede ser un camino emocionante, pero entender los fundamentos es clave para el éxito sostenible. Por ello, es vital tener mucho cuidado. South Express se especializa en transporte de carga marítima internacional y ofrece servicios que incluyen seguros de carga para importación y exportación. Imagina contar con su asistencia para asegurar un proceso fluido y rentable en tu negocio de importación. Para obtener más información, no dudes en contactar a South Express llamando al (511) 418-5151, (51) 998179583, o enviando un correo electrónico a Ventas@southexpress.pe. Están aquí para respaldarte en cada paso de tu viaje de importación.

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